POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES Y PROVEEDORES DE PROPULSORA S.A.
PROPULSORA S.A. sociedad constituida por Escritura Pública número 575 otorgada en la Notaría única de Caloto el 06 de diciembre de 1996 identificada con NIT 817.000.717-6 (en adelante “PROPULSORA” o el “RESPONSABLE”), establece las normas que rigen la recolección, tratamiento, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación, supresión, y demás actividades relacionadas con el manejo de datos personales de sus clientes, (en adelante LOS TITULARES), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normativa aplicable, por medio de las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales, y en lo que resulte aplicable en concordancia con la Ley 1266 del 2008 relativa al manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
1 INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La empresa Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es:
- Razón Social: PROPULSORA S.A.
- Domicilio: Guachené – Cauca, Colombia.
- Dirección: Parque Industrial y Comercial del Cauca Etapa III
- Correo Electrónico: servicioalcliente@propulsora.com.co
- Teléfono: (2) 8259911 extensión 224
2 DEFINICIONES
Los siguientes son términos definidos que serán utilizados en esta Política de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley 1266 de 2008 y demás normativa aplicable (en adelante la Ley):
2.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales por parte del RESPONSABLE.
2.2 Aviso de privacidad: Documento físico, formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.3 Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.
2.4 Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2.5 Datos Públicos: Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.6 Datos biométricos: aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población. Aquellos sistemas informáticos en los que se mide algún dato biométrico, como parte del proceso de identificación y/o autenticación de un sujeto, son conocidos como sistemas de seguridad biométrica o simplemente datos biométricos.
Son datos sensibles: huellas dactilares, geometría de la mano, análisis del iris, análisis de retina, venas del dorso de la mano, rasgos faciales, patrón de voz, firma manuscrita, análisis de ADN, entre otros.
2.7 Datos Sensibles: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos
2.8 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
2.9 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
2.10 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
2.11 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.12 Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.13 Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por PROPULSORA, según las finalidades para las cuales fueron recolectados y las cuales se encuentran establecidas en el punto 4 de la presente Política.
El Tratamiento realizado por PROPULSORA se realizará por el tiempo que sea razonable y necesario conforme con el tipo de Tratamiento. No obstante, PROPULSORA conservará por un término indefinido, aquellos datos que se requieran con el fin de dar cumplimiento a obligaciones legales.
3.1 Tratamiento de Datos Sensibles
En el Tratamiento de Datos Sensibles, PROPULSORA observará estrictamente las limitaciones y obligaciones. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Sensibles, PROPULSORA se asegurará de:
3.1.1 Obtener consentimiento expreso del Titular.
3.1.2 Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
3.1.3 Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Dentro de los datos sensibles que PROPULSORA trata, se encuentran:
La información sensible que pueda recopilarse del empleado o su grupo familiar será utilizada únicamente para actividades específicas realizadas al interior de la organización y que no tienen otra finalidad que la de brindar un beneficio y deberá contar con la autorización expresa para cada evento.
Los datos recolectados de los hijos menores de edad serán utilizados únicamente y previa autorización del empleado con el fin de realizar la respectiva afiliación a la seguridad social y las actividades que para ellos realice la compañía, dando cumplimiento al artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y el articulo 12 del decreto reglamentario 1377 de 2013
PROPULSORA obtiene algunos datos biométricos de sus colaboradores, a través de fotos y huella, con el fin de incluirlos en publicaciones digitales internas y externas, videos con fines de seguridad, y en general, para mantener una adecuada relación con la compañía.
4 FINALIDADES GENERALES
Los datos suministrados podrán ser empleados por PROPULSORA S.A. , para lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios, dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados, evaluar la calidad del servicio, referenciacion, comercial, lo cual comprende la recopilación, el almacenamiento, copia, entrega, actualización, utilización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para fines estadísticos, de los datos suministrados.
Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares, atendiendo a la relación que tienen las personas con PROPULSORA S.A., como a continuación se describen:
4.1 . Datos Personales de los Clientes:
4.1.1 Desarrollo de propuestas comerciales tanto de ventas de productos o servicios ofrecidos por PROPULSORA a sus clientes.
4.1.2 Realización de contratos de suministro y/o prestación de servicios celebrados entre PROPULSORA y sus clientes.
4.1.3 Ofrecimiento y ejecución de servicios prestados por PROPULSORA a sus clientes
4.1.4 Realizar trámites de facturación, cobro y recaudo del valor de los servicios prestados por PROPULSORA a sus clientes.
4.1.5 Para fines administrativos, comerciales, de publicidad, de costos de producción y con el objetivo de contactar a los titulares de los mismos.
4.1.6 Consulta y reporte ante las centrales de información y riesgo.
4.1.7 Gestión y seguimiento a peticiones de mejoramiento, solicitudes y sugerencias
4.2 Datos Personales de los Proveedores y contratistas:
4.2.1 Realizar procesos de elección, vinculación y selección de proveedores para el abastecimiento de bienes y servicios requeridos por PROPULSORA
4.2.2 Para fines administrativos, comerciales, de publicidad, de costos de producción y con el objetivo de contactar a los titulares de los mismos.
4.2.3 Realizar consignaciones y pagos por servicios prestados por proveedores y contratistas.
4.2.4 Consulta y reporte ante las centrales de información y riesgo
4.3 Datos de empleados y colaboradores:
4.3.1 Desarrollar el proceso de evaluación, selección y vinculación laboral para el cargo al cual aplicó, en caso de no ser seleccionado la hoja de vida será archivada por periodo de un año.
4.3.2 Ser contactado directamente en caso de ser requerido en razón de sus funciones
4.3.3 Brindar información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados para autorización de créditos, previa verificación de fuente y uso de datos con el único objeto de verificar mas no de suministrar información
4.3.4 Brindar referencias laborales
4.3.5 Soportar procesos de auditoria interna y externa
5 DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, en lo que resulte aplicable en concordancia con la Ley 1266 del 2008 y demás normativa aplicable, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:
5.1 Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a PROPULSORA, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
5.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a PROPULSORA, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo
10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto reglamentario 1377 de 2013.
5.3 Ser informado por PROPULSORA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
5.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PROPULSORA.
5.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
5.6 Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por PROPULSORA.
Estos derechos podrán ser ejercidos únicamente por las siguientes personas:
-
- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente;
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
6 OBLIGACIONES DE PROPULSORA CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE O FUENTE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
6.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
6.2 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
6.3 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
6.4 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.5 Garantizar que la información que se suministre al Encargado u Operador del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6.6 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado u Operador del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
6.7 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado u Operador del Tratamiento.
6.8 Suministrar al Encargado u Operador del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
6.9 Exigir al Encargado u Operador del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
6.10 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
6.11 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de los procedimientos de consultas y reclamos por parte del Titular.
6.12 Informar al Encargado u Operador del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
6.13 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
6.14 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
6.15 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
En la Transferencia y Transmisión de Datos Personales, PROPULSORA cumplirá con las siguientes reglas:
7.1 Transferencia de Datos Personales
La Transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, se encuentra prohibida. No obstante lo anterior, PROPULSORA podrá realizar Transferencia de datos cuando:
7.1.1 El Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
7.1.2 Se realice intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
7.1.3 Se realicen Transferencias bancarias o bursátiles, conforme con la legislación que resulte aplicable.
7.1.4 Se realicen Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
7.1.5 Se realicen Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
7.1.6 Se realicen Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
7.2 Transmisión de Datos Personales
En la Transmisión de Datos Personales que realice PROPULSORA como Responsable del Tratamiento, éste cumplirá con las disposiciones establecidas en el artículo 25 del Decreto 1074 de 2015, en lo relativo al contrato de transmisión de datos personales que celebre con los Encargados del Tratamiento.
8 ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área financiera de PROPULSORA, correo electrónico servicioalcliente@propulsora.com.co, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y quejas para asegurar el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento por PROPULSORA.
9 PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
9.1 Procedimiento para acceso y de consulta: El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el punto 4, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de PROPULSORA, para lo cual deberán formular la correspondiente petición al siguiente correo electrónico: servicioalcliente@propulsora.com.co o a la dirección física: Parque Industrial y Comercial del Cauca etapa III. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamo: El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecidos en el punto 4, que consideren que la información contenida en las bases de datos de PROPULSORA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 o cualquier norma que la complemente o modifique, podrán presentan un reclamo ante PROPULSORA, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:
9.2.1.1 El reclamo se formulará mediante solicitud que será enviada al siguiente correo electrónico servicioalcliente@propulsora.com.co del área financiera.
9.2.1.2 Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
9.2.1.3 La solicitud debe contener la siguiente información:
9.2.1.3.1 La identificación del Titular.
9.2.1.3.2 Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
9.2.1.3.3 Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
9.2.1.3.4 La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
9.2.1.3.5 La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
9.2.1.3.6 Los documentos que se quiera hacer valer.
9.2.1.3.7 Firma, número de identificación y huella.
9.2.1.4 Si el reclamo resulta incompleto, PROPULSORA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, vía correo electrónico, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
9.2.1.5 Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
9.2.1.6 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
9.2.1.7 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o subsanación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10 SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PROPULSORA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
10.1 Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que las complementen o modifiquen.
10.2 Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
10.3 Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PROPULSORA.
El derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
10.4 El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de PROPULSORA.
10.5 La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
10.6 Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
11 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
12 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
En desarrollo del principio de seguridad, PROPULSORA ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares. PROPULSORA no permitirá el acceso a esta información a terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, PROPULSORA no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
13 VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La Política rige a partir del 20 de octubre de 2016. Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende válido por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
En todo caso PROPULSORA se reserva el derecho de realizar actualizaciones a la presente política, sin previa notificación a sus destinatarios, razón por la que agradecemos consultar las posibles actualizaciones en la página web www.propulsora.com.co
